L’efficenza di un’azienda si ottiene prestando attenzione ai costi ed ai tempi di lavoro.
Uno degli aspetti fondamentali nel percorso di efficentamento è l’individuazione di risorse duplicate o con compiti sovrapponibili.
Ad esempio un’analisi recente in un’azienda produttiva, ha mostrato come per le 4 linee di business vi fossero quattro funzioni di ufficio acquisti e due funzioni di logistica distinte. L’integrazione degli uffici ha permesso di ottimizzare i costi dei fornitori e ridurre quelli di logistica.
I compiti duplicati sono spesso il risultato di una scarsa comunicazione o di processi obsoleti. La duplicazione delle attività può anche essere il risultato di una mancanza di conoscenza degli altri reparti e del loro lavoro.
Le attività duplicate sono facili da trovare se si sa dove cercarle. Il primo passo per eliminarle è identificare le aree in cui potrebbero esistere. A tal fine, è importante affiancare i dipendenti per identificare i processi reali dell’organizzazione, nonché le responsabilità e le mansioni dei dipendenti.
Una volta individuate le potenziali aree di duplicazione, è assolutamente importante riflettere attentamente sul modo in cui ogni attività contribuisce al valore dell’organizzazione prima di decidere se eliminarla o combinarla con un’altra. In particolare è necessario valutare se aggiunge valore all’azienda o all’esperienza dei clienti con l’azienda; esaminare il costo-beneficio, valutare gli effetti sulle persone coinvolte, considerare le sinergie e identificare eventuali rischi associati alla rimozione delle funzioni.
Rimani collegato, nel prossimo post andremo a vedere la differenza tra efficacia ed efficienza
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