Temporary Manager – Definizione, Ruolo e Funzioni

COSA SIGNIFICA FARE IL TEMPORARY MANAGER?
Fare il temporary manager di servizi significa essere un manager temporaneo che viene chiamato a gestire per un periodo limitato di tempo un’area tecnica all’interno di un’azienda che fornisce servizi.

CHI È IL TEMPORARY MANAGER?
Il temporary manager è quella figura che viene incaricata da un’azienda per supervisionare il lavoro dei dipendenti in una specifica area di competenza. Il suo compito è quello di migliorare l’efficienza dei processi, di gestire le risorse umane e di assicurarsi che gli obiettivi aziendali vengano raggiunti.

In Italia, in particolare nella realtà che conosco meglio, il Veneto, ho constatato che molte aziende nascono grazie a figure autonome e che successivamente diventano aziende familiari.
Talvolta la crescita di queste aziende famigliari, raggiunge una dimensione tale, in rapporto al mercato, che porta gli imprenditori alla creazione di una struttura gerarchica che permetta di conservare e controllare il trend di crescita.

CHE RUOLO SVOLGE IL TEMPORARY MANAGER IN QUESTA SITUAZIONE?
In questi casi la mia convinzione è che le funzioni più importanti del temporary manager siano nella comunicazione tra ruoli aziendali e la facilitazione al trasferimento di competenze organizzative.
Per me si tratta di una sfida complessa, perché insiste sul modo di pensare e di porsi verso gli altri: infatti sono abituato di dire che i risultati di un’attività del genere si valutano sul medio o lungo periodo.
È però necessario specificare che per raggiungere determinati obiettivi e acquisire una fetta di mercato più vasta, l’azienda si deve dotare di manager nei ruoli chiave, di valori condivisi, di indicatori di salute dell’azienda e di una strategia di comunicazione interna efficace e accessibile.

Ottimizzare Le Risorse Aziendali

L’efficenza di un’azienda si ottiene prestando attenzione ai costi ed ai tempi di lavoro.
Uno degli aspetti fondamentali nel percorso di efficentamento è l’individuazione di risorse duplicate o con compiti sovrapponibili.
Ad esempio un’analisi recente in un’azienda produttiva, ha mostrato come per le 4 linee di business vi fossero quattro funzioni di ufficio acquisti e due funzioni di logistica distinte. L’integrazione degli uffici ha permesso di ottimizzare i costi dei fornitori e ridurre quelli di logistica.

I compiti duplicati sono spesso il risultato di una scarsa comunicazione o di processi obsoleti. La duplicazione delle attività può anche essere il risultato di una mancanza di conoscenza degli altri reparti e del loro lavoro.

Le attività duplicate sono facili da trovare se si sa dove cercarle. Il primo passo per eliminarle è identificare le aree in cui potrebbero esistere. A tal fine, è importante affiancare i dipendenti per identificare i processi reali dell’organizzazione, nonché le responsabilità e le mansioni dei dipendenti.

Una volta individuate le potenziali aree di duplicazione, è assolutamente importante riflettere attentamente sul modo in cui ogni attività contribuisce al valore dell’organizzazione prima di decidere se eliminarla o combinarla con un’altra. In particolare è necessario valutare se aggiunge valore all’azienda o all’esperienza dei clienti con l’azienda; esaminare il costo-beneficio, valutare gli effetti sulle persone coinvolte, considerare le sinergie e identificare eventuali rischi associati alla rimozione delle funzioni.

Rimani collegato, nel prossimo post andremo a vedere la differenza tra efficacia ed efficienza

Comprendere Le Proprie Risorse

Le risorse informatiche all’interno di un’azienda possono essere di molti tipi: utenti, file condivisi, e-mail, stampanti, ecc.

Quando si implementano funzionalità cloud, come la posta elettronica di Office 365 e Sharepoint, è fondamentale identificare quali risorse vengono ancora utilizzate e chi ha accesso a cosa: avere uno scenario definito velocizza le attività e rende più facile il passaggio degli utenti, oltre ad ottenere un’ambiente più pulito e strutturato.

Questa è la situazione che ho trovato da un cliente a cui stavo facendo un’analisi: avevano molti documenti e dati condivisi, in diverse località, con gruppi di lavoro e modalità operative diverse. Alcuni dati erano ospitati su sistemi che appartenevano a un’altra azienda; altri erano su sistemi di proprietà del cliente; altri ancora si trovavano in sedi remote ed erano utilizzati anche da altre figure che avevano relazioni commerciali con l’azienda.

Per trasferire senza problemi tutte queste risorse condivise in Office 365, era fondamentale sapere chi le stava utilizzando e in quale contesto, quali dati erano ancora attivi e quali erano ormai storici, inoltre era importante avere chiare le mansioni di ogni singola persona della struttura.
Queste accortezza sono essenziali per definire un perimetro di sicurezza dei dati pur dando la possibilità di accesso da ogni luogo e dispositivo.

Nel prossimo post ti aiuterò ad identificare le risorse da migrare